W październiku 2001 roku firma Synergo Group zakończyła wdrożenie systemu Columb Controlling klasy Business Inteligence w firmie T-Systems Polska (dawniej Debis IT Services Polska).

Założona przez Deutsche Telekom firma T-Systems International jest drugim co do wielkości europejskim dostawcą zaawansowanych systemów teleinformatycznych. Wykorzystuje doświadczenie zdobyte przez Debis IT Services oraz Deutsche Telekom w celu dostarczania zaawansowanych rozwiązań informatycznych.

Wdrożenie systemu Columb Controlling w firmie Debis IT Services Polska Sp. z o.o., reprezentującej T-Systems w Polsce - rozpoczęło się w marcu 2001 roku.. Celem wdrożenia systemu było dostarczenie zarządowi firmy aktualnej i łatwo dostępnej informacji na temat wyników osiąganych przez firmę oraz generowanie informacji dla spółki T-Systems w Niemczech. Duża ilość prowadzonych projektów informatycznych, złożoność projektów pod względem kosztów i przychodów oraz wiele osób zaangażowanych w ich realizację, wymagają od menedżerów firmy wnikliwej analizy prowadzonych działań. Podstawą skutecznego zarządzania było posiadanie syntetycznych i analitycznych danych na temat stopnia realizacji planów, rentowności projektów, działów, pracowników, efektywności pracy zespołu i innych wskaźników.

Głównymi odbiorcami systemu Columb Controlling są: dyrektor finansowy, dział controllingu, kierownicy poszczególnych działów oraz zarząd firmy. W związku ze specyfiką przedsiębiorstwa, prowadzącego działalność usługową, opartą na realizacji złożonych zleceń/projektów na rzecz wielu różnych klientów, naturalne jest powstawanie bardzo dużej ilości danych. Dane te ewidencjonowane są w różnych systemach informatycznych - m.in. finansowo-księgowym, kadrowo-płacowym, pochodzą też z wielu innych źródeł (np. budżety przygotowywane w arkuszach kalkulacyjnych). Przed wdrożeniem systemu Columb Controlling analiza danych i raportowanie na potrzeby zarządcze, oparte było przede wszystkim na czasochłonnym, ręcznym 'przeklepywaniu' danych z różnych źródeł do arkuszy kalkulacyjnych. Arkusze posiadały między sobą rozbudowaną sieć powiązań. Całość analizy wymagała ogromnej ilości czasu, poświęcanego nie tylko na ręczne wprowadzanie wartości, ale też wielokrotne wprowadzanie tych samych danych w różnych układach (np. różne układy kosztów), żmudne uzgadnianie danych analitycznych i syntetycznych, weryfikację danych z arkuszy z danymi generowanymi przez inne systemy (np. wyliczanie prowizji za projekty) i inne czynności. Raporty przygotowywane były nie tylko na potrzeby wewnętrzne firmy, ale też dla spółki-matki w Niemczech. Co miesiąc, w okresie zbliżających się terminów dostarczenia raportów dla zarządu w Polsce i w Niemczech, specjaliści ds. controllingu, finansów i analiz spędzali długie godziny w celu ich terminowego przekazania.

Columb Controlling - system klasy Business Intelligence/Enterprise Information Portal, stworzony przede wszystkim z myślą o menedżerach firmy Debis w Polsce oraz kadrze zarządzającej firmy T-Systems w Niemczech, pozwolił na pełną automatyzację dostarczania informacji zarządczej w firmie Debis IT Services Polska. Pierwszym krokiem było wykonanie analizy przedwdrożeniowej, której celem jest jak najlepsze dopasowanie funkcjonalności i możliwości rozwiązania informatycznego do potrzeb przedsiębiorstwa (rys.1). Analiza taka obejmuje z jednej strony analizę potrzeb kadry zarządzającej, controllerów i analityków, z drugiej natomiast sposób funkcjonowania zarządzania controllingowego w przedsiębiorstwie - m.in. przepływ informacji, proces budżetowania, wykorzystywane formularze, sposób przygotowywania raportów, osoby zaangażowane w ich przygotowywanie. Na końcu konieczna jest analiza posiadanych narzędzi informatycznych (finansowo-księgowe, kadrowo-płacowe, sprzedażowe, magazynowe i inne) oraz poziom szczegółowości gromadzonych w nich danych (plan kont, kartoteki). Wtedy też powstaje projekt i harmonogram wdrożenia, zakładający odpowiednie prace przygotowawcze (np. projekt nowego controllingowego planu kont) oraz poszczególne etapy wdrożenia systemu.

W przypadku systemu Columb Controlling harmonogram wdrożenia został opracowany tak, aby już po 1 miesiącu rozpocząć pracę z systemem (Rys. 2). Podstawowym założeniem było uzyskanie szybkiego efektu wdrożenia w postaci poprawy jakości pracy menedżerów. Wiadomo jest bowiem, że im dłuższy okres wdrożenia rozwiązania informatycznego tym bardziej efekt jego "przydatności" wydłuża i rozmywa się w czasie, rosną koszty wdrożenia oraz spada motywacja do korzystania z wdrażanego rozwiązania.

Pierwszym krokiem było wdrożenie modułu Raportowanie i moduł Monitoring Columb Controlling. Uruchomiona została hurtownia danych, oparta o MS SQL Server 2000 OLAP Services oraz utworzony został moduł DSI FK do zasilania jej danymi z systemu finansowo-księgowego firmy. Dzięki takiemu rozwiązaniu już po 30 dniach od rozpoczęcia wdrożenia możliwe stało się wykonywanie wielowymiarowych analiz firmy i rozbudowane raportowanie bieżących wyników działalności.

W drugim etapie wdrożony został moduł Budżetowania Columb Controlling, dzięki czemu możliwe stało się wprowadzanie informacji na temat budżetów i planów założonych do realizacji przez firmę. Moduł Budżetowania rozszerzył możliwości systemu o funkcję porównywania budżetów w różnych układach z osiąganymi wynikami. Wyniki osiągane przez firmę prezentowane były w postaci: plan - realizacja - prognoza. Szybko dostępna informacja o stopniu realizacji planów pozwala na analizę odchyleń oraz szybszą niż dotychczas reakcję na niepożądane zmiany.

Ostatni etap rozszerzył system o moduł DSI KD: hurtownia danych zasilona została danymi z systemu kadrowo-płacowego: m.in. wartościami wynagrodzeń, prowizji, kosztów płac poszczególnych pracowników i działów. Informacje pochodzące z systemu FK zostały rozszerzone o bardzo szczegółowe dane analityczne z systemu płacowego. Takie rozwiązanie umożliwiło analizę nie tylko globalnych kosztów płac, ale też kosztów płac związanych z projektami, pracownikami, działami w podziale na koszty płacowe stałe i zmienne oraz poszczególne składniki wynagrodzeń. Całkowite wdrożenie założonych modułów systemu zakończyło się w ciągu 5 miesięcy.

Efektem wdrożenia Columb Controlling jest zwiększona wydajność pracy dyrektora finansowego i pracowników działu controllingu dzięki błyskawicznemu uzyskiwaniu dowolnych wielowymiarowych raportów wraz z wizualizacją danych. Raporty - generowane także w języku angielskim - dostępne są także dla spółki-matki w Niemczech i umożliwiają bieżącą analizę działalności firmy w Polsce.
Dzięki integracji wielu źródeł informacji oraz wysokiej wydajności pracy hurtowni danych, osoby zainteresowane mogą szybko otrzymać odpowiedź na takie pytania jak:

Każdy raport obejrzeć można w wielu różnych układach. Użytkownik w czasie rzeczywistym ma możliwość budowania tabel przestawnych. Bardzo użyteczną możliwością oferowaną przez system jest możliwość przeliczania tabel z wartościami według aktualnego kursu euro czy dolara. Raporty wzbogacone są o interaktywne wykresy z możliwością skalowania, mechanizmem zagłębiania się w dane drill-down. System daje możliwość wprowadzania do każdej wartości planu i prognozy, a następnie podaje odchylenia i procent realizacji planu.

Niezwykle użyteczną dla menedżera funkcją systemu jest Monitoring. Umożliwia on stworzenie "pulpitu menedżera" poprzez przeciągnięcie wybranych wykresów czy tabel i zapisanie szablonu pod dowolną nazwą. Dzięki temu menedżer uzyskuje szybki dostęp do syntetycznej informacji - kilku najważniejszych wskaźników, przydatnych w codziennej pracy Dla prezesa mogą to być na przykład: wskaźnik rentowności, płynności, poziomu przychodów czy realizacji planów. Kierownika działu interesować może bardziej zestaw wykresów zawierający wyniki prowadzonych przez niego projektów oraz pracowników, którymi zarządza. Osoby zarządzające mogą same tworzyć raporty lub też wybrać z tych przygotowanych dla nich w systemie przez specjalistów ds. controllingu, finansów czy sprzedaży. Całość przypomina dostosowywanie portalu - w tym przypadku portalu firmowego - do indywidualnych potrzeb każdego użytkownika.
Ogromną zaletą funkcjonowanie systemu pod przeglądarką internetową MS Internet Explorer jest łatwość instalacji oraz intuicyjność obsługi nawet dla niezaawansowanych użytkowników. Korzystanie z systemu możliwe jest poprzez intranet lub internet - gdzie bezpieczny dostęp do danych zapewnia wykorzystanie protokołu SSL. System jest w pełni zintegrowany z pakietem MS Office - możliwe jest przenoszenie stworzonych raportów i wykresów do takich programów jak Word czy Excel, które często są w firmach dodatkowym, bardzo przydatnym i wygodnym narzędziem pracy.