Przetłumaczone z Management Accounting Quarterly i Strategic Finance
Tłumaczenie Jan Michalak Uniwersytet Łódzki
Recenzja prof. nadzw. dr hab. Irena Sobańska Uniwersytet ł.ódzki

W czasach, gdy miliony dolarów są inwestowane w technologię, menedżerowie chcieliby wiedzieć, jaki wpływ może mieć ten fakt na inwestycje w cały obszar operacyjny w przedsiębiorstwie, a nie tylko na wydajność pracowników. Model, który łączyłby wydajność z zyskiem, mógłby oszacować ten wpływ. Niniejsze opracowanie opisuje prostą metodę pomiaru zysku i wydajności przedstawioną po raz pierwszy 20 lat temu przez Amerykańskie Centrum Jakości i Produktywności (American Productiv ty and Quality Center). Zaprezentowany model łatwo może być wdrożony przy użyciu popularnego arkusza kalkulacyjnego. Autor przedstawia zastosowanie Excela w tym modelu, jego korzyści i możliwe rozszerzenia.

Zainwestowałeś ogromne zasoby w technologie informacyjne, aby podnieść poziom funkcjonowania operacyjnego twego przedsiębiorstwa. Następnie wynająłeś wykwalifikowany zespół, aby ustalić wpływ twojej inwestycji IT. Wnioski zespołu? Technologia poprawiła wydajność twoich pracowników, ale prawdopodobnie nie wpłynie na najniższy poziom zarządzania operacyjnego - nie zaistniała wyraźna zależności między wydajnością i zyskiem.
Zespół badawczy Szkoły Whartona jako pierwszy wyciągnął podobny wniosek po obserwacji wprowadzonej technologii w sektorze bankowym. Rodzi to poważne konsekwencje, biorąc pod uwagę fakt, że sektor usług finansowych tylko w 1998 r. wydał na technologię przeszło 50 miliardów dolarów (w USA - przyp. tłum)!.
Istnieje rozwiązanie powyższego problemu. W 1980 r. Amerykańskie Centrum Jakości i Produktywności, wcześniej znane jako Amerykańskie Centrum Produktywności (APC), skonstruowało prosty model, który łączy zysk z działaniami operacyjnego poziomu zarządzania przedsiębiorstwem. Zaletą tego modelu, bardziej znanego środowisku biznesowemu jako model APC2, jest to, że wykorzystuje się w nim łatwo dostępne dane systemu rachunkowości i dostarcza wyniki w wartościach pieniężnych, a nie w postaci abstrakcyjnych wskaźników 3. Firmy łatwo mogą wdrożyć ten model za pomocą popularnego arkusza kalkulacyjnego, takiego jak Excel.

W niniejszym opracowaniu zostanie zaprezentowany model APC wraz z jego zastosowaniem w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Tabela 1 przed- stawia zastosowanie modelu APC bazującego na oryginalnym przykładzie z Amerykańskiego Centrum Produktywności. Tabela 2 pokazuje formuły w komórkach wraz z kilkoma liczbami. Hipotetyczna firma, która zostanie omówiona, produkuje i sprzedaje krzesła oraz stoły. Wszystkie niezbędne zasoby zostały podzielone na pięć rodzajów: materiały, praca, energia, kapitał (amortyzacja) i inne.

System pomiaru wyników dokonuje oceny bieżącego okresu w porównaniu z okresem bazowym. Okno l przedstawia ilości i ceny produktów i zasobów dla okresu l (bazowego) i okresu 2 (bieżącego). Pomnożenie ilości przez cenę daje rezultat w postaci "wartości", która jest przychodem ze sprzedaży produktów i kosztem dla wykorzystanych zasobów. Przedsiębiorstwo zrealizowało zysk brutto w wysokości 37 280 dolarów i uzyskało marżę w wysokości 26,63%. Te podstawowe dane, w kilku kolejnych krokach, mogą opisywać wyniki działalności w bieżącym okresie w kategoriach produktywności, zmian cen i udziału każdego z zasobów w generowaniu zysków.

Tabela2. Analiza wydajności za omocą metody APC

Kolumna H tabeli 1 ukazuje przychody w okresie 2 i koszty ustalone w cenach okresu l. Ten krok usuwa efekty cenowe zarówno z produktów, jak i zasobów, więc wydajność okresu 2 może być mierzona na podstawie wydajności okresu 1. Ten krok jest niezbędny, aby obliczyć sumę zmiany wskaźników w następnych kolumnach.

Mimo że kalkulacja V2Nl i P2/Pl dla poszczególnych produktów i zasobów jest prosta, obliczanie relacji dla wartości globalnych, takich jak całkowita sprzedaż i całkowite zatrudnienie - jest dużo trudniejsze. Q2/Ql dla całkowitej, skorygowanej o wskaźnik zmiany cen, sprzedaży jest relacją sprzedaży w okresie 2 do sprzedaży w okresie 1. Jak zostało to pokazane w komórce 16 w tabeli 2, powyższa relacja to H6/D6. Skorygowana o wskaźnik zmiany cen sprzedaż usuwa efekt zmiany cen, pozwalając, by Q2/Ql było postrzegane jako stosunek ilości do ilości. P2/Pl ustalone dla całkowitej sprzedaży jest wskaźnikiem sprzedaży w okresie 2 do skorygowanej o wskaźnik zmiany cen sprzedaży w okresie 2 (powyższy wskaźnik został przedstawiony w komórce J6 w oknie 2 i wynosi G6/H6. Pozwala on na usunięcie efektu zmiany ilości przyjmując ilości z okresu 2 w okresie 1 i ceny z okresu 2). Tej samej formuły należy użyć dla pozostałych wartości.

...

Wyniki działalności mierzone kategoriach udziału wydajności i zmian cen w zysku przedstawiony w dolarach jest bardziej atrakcyjny i zrozumiały dla zarządzających niż indeksy.
Indeksy obliczone powyżej mogą być przekształcone w wartości wyrażone w jednostkach pieniężnych, jak wstało to pokazane w ostatnich trzech kolumnach tabeli 2.

System pomiaru wyników pozwala zarządzającym utrzymać kierunek zmian w wydajności i cenach oraz ich wpływu na zysk z okresu na okres. Na podstawie wyników uzyskanych z modelu APC można wyciągnąć kilka wniosków na temat wyników firmy w zakresie wydajności, zmian cen i zysku. Wnioski te mogą wywołać postawienie pytań, na które kierownictwo powinno odpowiedzieć w celu poprawy sytuacji.
Na przykład obliczenia wykazują, że udział wydajności w zysku jest dużo większy niż straty spowodowane zmianą cen, zwłaszcza w przypadku kosztów pracy. Całkowity udział siły roboczej w zyskowności byłby dużo gorszy, gdyby nie wystąpiła wcześniej znacząca i trwała poprawa wydajności. Możemy zaobserwować, że koszty pracy wzrosły w większym stopniu niż ceny stołów i krzeseł. To może pociągać za sobą pytania: Czy możemy podnieść ceny naszych produktów, aby zrównoważyć wzrost kosztów pracy, nie powodując w ten sposób spadku sprzedaży? Jeśli tak, to o ile, jeżeli chcielibyśmy uzyskać udział zmiany ceny siły roboczej równy zeru zamiast -18270 $?". Zakładając, że płace stolarzy nagle wzrosły w porównaniu z okresem 1., czy jest możliwe obniżenie tej relacji? Jeśli tak, to jaki powinien być poziom wynagrodzenia stolarza, które nie wywoła negatywnego wpływu na udział zmiany stawek płac?
Podobnie można zakładać, że zmiana wydajności zużycia elektryczności powoduje spadek zysku. Czy znaczy to, że elektryczność jest źle wykorzystywana? A może to wynik zmian w procesie produkcyjnym? Jeśli tak, to jakie powinno być zużycie energii, aby nie wpływało negatywnie na zyskowność? Odpowiedzi na kilka z tych pytań mogą być udzielone po użyciu funkcji "Szukaj wyniku" i "Solver" w arkuszu kalkulacyjnym Excel.

Funkcje "Szukaj wyniku" i "Soler" znajdują się w menu "Narzędzia" w arkuszu kalkulacyjnym Excel. "Szukaj wyniku" jest przeciwieństwem analizy typu ,jeżeli to". Używając "Szukaj wyniku", zaczynamy od docelowej wartości w komórce zależnej i ustalamy korespondującą wartość w komórce niezależnej, wobec której komórka docelowa jest zależna. Zarówno "Szukaj wyniku", jak i "Solver" mogą zmieniać wartości komórek niezależnych, ale tylko "Solver" może zmieniać zakres komórek i akceptować ograniczenia, stając się bardziej użytecznym narzędziem. "Solver" może być również użyty w celu rozwiązania złożonego problemu optymalizacji przy użyciu programowania liniowego. W związku z powyższym może stanowić na- rzędzie do udzielenia odpowiedzi na niektóre z wcześniej zadanych pytań.