W ostatnich latach znacznie zwiększył się nadzór organów założycielskich nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej. Wynika to nie tylko z mocy litery prawa, ale również z konieczności zapewnienia optymalnego poziomu opieki zdrowotnej propagowanej przez samorządy terytorialne na danym obszarze. Nadal jednak szybkość dostosowywania jednostek do zmieniającego się otoczenia jest zbyt niska, co ma odzwierciedlenie w ich pogarszającej się sytuacji finansowej. Jednym z powodów takiej sytuacji jest brak wsparcia odpowiednimi narzędziami procesu dostosowywania kosztów do poziomu narzuconych przez płatnika ograniczeń w zakresie możliwych do uzyskania wartości przychodów. Reakcja menedżera jak i organu założycielskiego jest zbyt późna i często niewłaściwa, gdyż uzyskanie aktualnej i kompletnej informacji jest niemożliwe i w momencie podejmowania decyzji brak jest wystarczającej wiedzy na temat funkcjonowania szpitala. Realia wymuszają zatem na dyrekcji placówki ochrony zdrowia jak i organie założycielskim konieczności szukania skutecznych narzędzi wspomagających zarządzanie organizacją umożliwiających bieżący dostęp do informacji ekonomiczno - finansowych.

Potrzeba ta również jest wynikiem rozwoju metod leczenia, wzrostu konkurencyjności oraz technologii informatycznych wśród poszczególnych placówek lecznictwa zamkniętego. Wymienione czynniki sprawiają, że placówki służby zdrowia, aby przetrwać na rynku zmuszone są permanentnie zmieniać zasady zarządzania swoimi zasobami. Głównymi przesłankami nowej rzeczywistości w służbie zdrowia staje się:

   Jednym z najlepszych i sprawdzonych narzędzi zarządczych umożliwiających nowe spojrzenie przez pryzmat kosztów przez kierownictwo szpitala jak i organ założycielski na organizację i obejmujące powyższe zagadnienia jest budżetowanie. Niewielu jednak menedżerów zarządzających szpitalem zdecydował się dotychczas na innowacyjność w zarządzanej przez nich organizacji. Obecnie ok. 7 proc. jednostek służby zdrowia deklaruje, iż wdrożyło system budżetowania w swojej jednostce. Dyrekcja wraz z organem założycielskim coraz częściej jednak decydują się na wprowadzenie tego narzędzia, które w innych branżach od wielu lat jest jednym z narzędzi tworzących standardowy pakiet zarządzania. Nie chcą być oni dłużej zaskakiwani uzyskiwanymi wynikami i pragną zarządzać jednostką i sprawować kontrolę w sposób umożliwiający sterowanie wynikami szpitala planowanie i monitorowanie wykonania. Nie bazują wyłącznie na przeszłości i zadają sobie pytanie: Gdzie chcą być za rok i co chcą osiągnąć?

   Wdrożenie systemu zarządzania jednostką przy pomocy budżetowania stanowi pewnego rodzaju rewolucję, ale przede wszystkim jest potwierdzeniem podjęcia rozsądnych działań zmierzających do rozwoju placówki lecznictwa zamkniętego. Budżetowanie wymusza zoptymalizowanie wykorzystania zarówno zasobów kapitałowych, jak i rzeczowych, w powiązaniu z działalnością czynnika ludzkiego. Pozwala na kształtowanie najkorzystniejszych warunków ekonomicznych rozwoju placówki i wytworzenie prawidłowych relacji pomiędzy przychodami i kosztami. Dodatkowe powiązanie systemu budżetowania z rachunkiem kosztów procedur medycznych poprawia ewidencję kosztów i pozwala na monitornig oraz ustalenie rzeczywistych kosztów wykonanych procedur medycznych. Tylko wdrożenie systemu budżetowania, wsparte narzędziami informatycznymi, stanowi szansę dla szpitali na wprowadzenie zmiany w sposobie zarządzania (opis jednego z narzędzi informatycznych opracowanych dla jednostek służby zdrowia zostanie zaprezentowany w kolejnym artykule).

Zarządzanie finansami jest niezbędnym warunkiem osiągnięcia wyznaczonego celu przez organizację i   jest naturalną konsekwencją ich realizacji. Wynika z tego, że wszystkie jednostki w szpitalu muszą ze sobą współpracować, aby osiągnąć efekt końcowy, czyli zoptymalizować posiadane zasoby finansowe przy jednoczesnym zadowoleniu pacjenta. Zarządzanie finansami placówką zdrowia jest 6-8-krotnie trudniejsze od zarządzania środkami pieniężnymi organizacji z innych branż, oznacza to że placówki lecznictwa zamkniętego zmuszone są poszukiwać narzędzi pozwalających na skuteczne i efektywne zarządzanie, oparte na konkretnych danych, a nie intuicyjnie określanych oczekiwań zarządów. Dlatego też tak ważnym elementem budżetowania jest sporządzenie w każdym ośrodku budżetowym planu wartości możliwych do osiągnięcia przychodów jak i kosztów, które stanowią nie tylko podstawę ale przede wszystkim pomoc w sterowaniu wynikami szpitala - bez planów jest to niemożliwe. Poszczególne zaplanowane budżety kumulują się, tworząc plan budżetowy szpitala. Plan roczny zawiera bowiem dane dotyczące wszystkich miejsc powstawania kosztów, za które odpowiedzialna jest wyznaczona uprzednio osoba. Tak jak lekarz, by dobrze rozpoznać chorobę pacjenta zleca wykonanie profilaktycznych badań, tak menadżer jak i organ założycielski, by  podjąć optymalne decyzje powinien znać strukturę kosztów i przychodów.

Podczas trwania roku obrachunkowego niejednokrotnie organ założycielki dokonuje kontroli realizacji przyjętych założeń w planie przez placówkę lecznictwa zamkniętego. W rzeczywistości wielokrotnie oznacza to wielotygodniowe oczekiwanie na potrzebne informacje ze względu na fakt braku wdrożenia procesu zarządzania finansami w szpitalu.  Dlatego też w rzeczywistości organ założycielski nie może podjąć żadnych działań naprawczych w stosunku do zachodzących zmian w palcówce lecznictwa zamkniętego, gdyż nie dysponuje dostateczną wiedzą o sytuacji ekonomiczno - finansowej podległego mu  szpitala. Zatem brak nowoczesnego podejścia  do problematyki skutecznego zarządzania imperatywem finansowym placówki prowadzi do zachwiania procesu podejmowania właściwych decyzji przez organ nadzorujący. Dzieje się tak dlatego, że problemy finansowe placówek lecznictwa zamkniętego postrzegane są jako wyłączna domena "nieudolnej" w  swym zarządzaniu dyrekcji i zostawione są do rozwiązania w szpitalu, który, co jest zrozumiałe, niejednokrotnie nie jest w stanie samodzielnie rozwiązać napotkanych problemów. Jednocześnie zapowiedziany przez Ministerstwo Zdrowia brak podjęcia działań restrukturyzacyjnych sfery finansowej o zasięgu ogólnopolskim wymusza konieczność podjęcia działań naprawczych przez organy założycielskie we współpracy z kadrą zarządzającą szpitalem. Niezbędnym elementem w tym procesie staje się wdrożenie systemu budżetowania. System ten jako element systemu informowania kierownictwa dostarcza we właściwym czasie właściwe informacje i pozwala na modelowanie kondycji finansowej w przyszłości. Główne korzyści z wdrożenia systemu budżetowania dla jednostek służy zdrowia to:

   Dla wielu szpitali system budżetowania może stanowić lekarstwo na trudną sytuację finansową poprzez konieczność tworzenia planów i ich bieżącą weryfikację oraz szukanie możliwości ograniczania kosztów. Rzeczywistość pokazuje bowiem, że wiele z tych jednostek, które po oddłużeniu w 1999 roku, uzyskały płynność finansową, dzisiaj zaledwie daje sobie radę, a w wielu przypadkach majątek nie starcza na pokrycie wierzytelności. 

   System budżetowania jest również narzędziem dla tych podmiotów, które pomimo trudności wynikających z litery prawa i możliwości pozyskiwania środków finansowych stały się liderami na rynku świadczeń zdrowotnych. Istnieje bowiem bezpośredni związek między sposobem wykorzystania posiadanych zasobów szpitala i jego finansowym sukcesem. Tylko dobra znajomość wartości kosztów i przychodów poszczególnych pozycji i racjonalne działanie personelu umożliwią dalsze funkcjonowanie jednostki. Narzucenie przez organ założycielski konieczności wdrożenie budżetowania jest potwierdzeniem braku obojętności o przyszłe losy placówki a także podjęciem rozsądnych działań zmierzających do jego rozwoju. Najważniejszym celem rozwoju placówki będzie więc dążenie do utrzymania płynności finansowej w celu zapewnienia  bezpiecznej opieki zdrowotnej i poprawy jakości życia. Nie ma bowiem szpitali efektywnych czy nieefektywnych, są tylko gorzej lub lepiej zarządzane.

e-mail: ewa.ignaszewska@dga.pl