Ekspert w dziedzinie systemów informacyjnych controllingu kosztów i rentowności oraz rachunkowości zarządczej, www.leszczynski.rach.pl

Dla wielu polskich przedsiębiorstw wytworzenie bardzo złożonego technologicznie produktu nie stanowi większego problemu. Jednym czynnikiem ograniczającym tego typu produkcję jest brak nowoczesnego parku maszynowego i dobrze przygotowanej kadry inżyniersko - technicznej. Są to jednak problemy do rozwiązania w krótkim okresie czasu przy odpowiednich nakładach inwestycyjnych w sferę produkcji (technologia) i zarządzania produkcją (kadra menedżerska, systemy informacyjne).
Złożoność procesu zarządzania kosztami produkcji oraz różnorodność struktur informacyjnych wykorzystywanych w tym procesie jest funkcją poziomu technologicznego produkcji. Czym bardziej rośnie poziom skomplikowania procesów technologicznych (automatyzacja, komputeryzacja, nowoczesne komponenty i materiały) tym intensywniej poszukuje się i wdraża nowoczesne metody zarządzania kosztami (Activity Based Management - "ABM") oraz techniki i procedury tworzenia struktur informacyjnych (Activity Based Costing - "ABC") wykorzystywanych przez te metody.

Są to jednak problemy, z którymi od strony teoretycznej i praktycznej w miarę sprawnie i szybko wiele polskich firm się uporało, co nie znaczy, że jeszcze nie mamy w tej dziedzinie wiele do zrobienia, szczególnie w aspekcie praktycznym tzn. wdrażania nowoczesnych metod i systemów informacyjnych zarządzania kosztami produkcji. Obecnie polskie firmy sięgają do najnowocześniejszych metod zarządzania kosztami produkcji ("ABM") oraz zaawansowanych modeli rachunku kosztów ("ABC") wykorzystując w procesie zarządzania zintegrowane systemy informatyczne klasy "MRP" lub dziedzinowe systemy zarządzania kosztami.

Prawdziwym problemem naszych przedsiębiorstw nie jest wytworzenie produktu lecz jego sprzedaż. Proces ten zdeterminowany jest wieloma działaniami, a jednymi ze strategicznych są działania, które generują koszty sprzedaży, reklamy, marketingu i dystrybucji. W obecnych warunkach funkcjonowania przedsiębiorstwa koszty sprzedaży, marketingu i dystrybucji są już niebagatelne i często osiągają wyższy poziom niż koszty produkcji (np. Zakłady General Motors). Złożoność procesów dystrybucji, reklamy, promocji, badań marketingowych determinuje poziom tych kosztów, podobnie jak złożoność technologiczna procesów produkcyjnych wpływa na poziom kosztów produkcji.

Zastosowanie nowoczesnych metod zarządzania kosztami sprzedaży, marketingu, dystrybucji oraz procedur i technik tworzenia wyrafinowanych struktur informacyjnych wykorzystywanych przez te metody jest kluczem do sukcesu w procesie zarządzania nimi, a w konsekwencji zarządzania całym procesem sprzedaży.

Struktury informacyjne wykorzystywane w procesie zarządzania kosztami działań sprzedaży, marketingu i dystrybucji tworzone są w oparciu o metody i procedury Activity Based Costing ("ABC"). Rachunek kosztów działań ("ABC") kumuluje koszty sprzedaży i marketingu w różne działania, a następnie je "przypisuje" produktom i klientom (schemat 1).

Schemat 1 Model rachunku kosztów działań w odniesieniu do kosztów marketingu i sprzedaży:

Metody zarządzania kosztami sprzedaży, marketingu,dystrybucji w ostatnich latach ulegały ciągłym zmianom. Wiele firm przechodzi od zarządzania funkcjonalnego do zarządzania procesowego. Ta zmiana polega na przejściu od koncentracji na pionach organizacyjnych (dział sprzedaży, marketing, promocji) do koncentracji na procesach i działaniach (reklama, badania marketingowe, targi i wystawy, szkolenia, pakowanie, transport). Kompleksowe zarządzanie sprzedażą, systemy "dokładnie na czas "(Just-In-Time, J-I-T), benchmarking oraz redefinicja procesów gospodarczych (Business Process Reengineering, BRP) - to właśnie przykłady inicjatyw zmierzających do doskonalenia zarządzania procesowego. Ich celem jest takie usprawnienie funkcjonowania organizacji, aby bardziej efektywnie zaspokajać zmieniające się oczekiwania klientów. Niestety systemy, które miały gromadzić i dostarczać informacji o funkcjonowaniu firmy w układzie procesowym, nie rozwinęły się tak szybko jak potrzeby kadry kierowniczej.

Rachunek kosztów działań (Activity - Based Costing "ABC") oraz zarządzanie kosztami działań (Activity - Based Management) wypełniając tę lukę, dostarczając informacji kosztowych i operacyjnych, które są odzwierciedleniem układu procesowego. Rachunek kosztów działań dostarcza danych o produktach, klientach, kanałach dystrybucji, segmentach rynku. Zarządzanie kosztami działań wykorzystuję tę informację, umożliwiając - dzięki analizie wartości, analizie czynników kosztotwórczych oraz mierników efektywności działań - inicjowane, prowadzenie lub wspieranie działań skierowanych na optymalizację działalności marketingowej i doskonalenie procesu podejmowania decyzji w sferze dystrybucji produktu.

Poprawa efektywności działań jest podstawowym celem wielu inicjatyw zmierzających do usprawnienia procesu promocji i sprzedaży produktów. Kadra kierownicza i pracownicy koncentrują się właśnie na doskonaleniu działań w celu zachowania konkurencyjności. Największą szansę osiągnięcia sukcesu mają te firmy, w których jakość działań jest największa, cykl ich realizacji najkrótszy, a koszty najniższe.